<div class="essb_links essb_counter_modern_right essb_displayed_amp essb_share essb_template_default4-retina essb_449605875 print-no" id="essb_displayed_amp_449605875" data-essb-postid="56905" data-essb-position="amp" data-essb-button-style="button" data-essb-template="default4-retina" data-essb-counter-pos="right" data-essb-url="https://gazetaplus.pl/dane-cudzoziemcow-w-agencjach-pracy-czy-beztroskie-kopiowanie-dokumentow-tozsamosci-sie-kara-uodo/" data-essb-fullurl="https://gazetaplus.pl/dane-cudzoziemcow-w-agencjach-pracy-czy-beztroskie-kopiowanie-dokumentow-tozsamosci-sie-kara-uodo/" data-essb-instance="449605875"><ul class="essb_links_list"><li class="essb_item essb_link_facebook nolightbox essb_link_svg_icon"> <a href="https://www.facebook.com/sharer/sharer.php?u=https%3A%2F%2Fgazetaplus.pl%2Fdane-cudzoziemcow-w-agencjach-pracy-czy-beztroskie-kopiowanie-dokumentow-tozsamosci-sie-kara-uodo%2F&t=Dane+cudzoziemc%C3%B3w+w+agencjach+pracy.+Czy+beztroskie+kopiowanie+dokument%C3%B3w+to%C5%BCsamo%C5%9Bci+si%C4%99+kar%C4%85+UODO%3F" title="Share on Facebook" onclick="essb.window(&#39;https://www.facebook.com/sharer/sharer.php?u=https%3A%2F%2Fgazetaplus.pl%2Fdane-cudzoziemcow-w-agencjach-pracy-czy-beztroskie-kopiowanie-dokumentow-tozsamosci-sie-kara-uodo%2F&t=Dane+cudzoziemc%C3%B3w+w+agencjach+pracy.+Czy+beztroskie+kopiowanie+dokument%C3%B3w+to%C5%BCsamo%C5%9Bci+si%C4%99+kar%C4%85+UODO%3F&#39;,&#39;facebook&#39;,&#39;449605875&#39;); return false;" target="_blank" rel="nofollow" class="nolightbox essb-s-bg-facebook essb-s-c-light essb-s-ch-light essb-s-bgh-dark essb-s-bg-network" ><span class="essb_icon essb_icon_facebook"><svg class="essb-svg-icon essb-svg-icon-facebook" aria-hidden="true" role="img" focusable="false" xmlns="http://www.w3.org/2000/svg" width="16" height="16" viewbox="0 0 16 16"><path d="M16 8.049c0-4.446-3.582-8.05-8-8.05C3.58 0-.002 3.603-.002 8.05c0 4.017 2.926 7.347 6.75 7.951v-5.625h-2.03V8.05H6.75V6.275c0-2.017 1.195-3.131 3.022-3.131.876 0 1.791.157 1.791.157v1.98h-1.009c-.993 0-1.303.621-1.303 1.258v1.51h2.218l-.354 2.326H9.25V16c3.824-.604 6.75-3.934 6.75-7.951"></path></svg></span><span class="essb_network_name">Facebook</span></a></li><li class="essb_item essb_link_twitter nolightbox essb_link_twitter_x essb_link_svg_icon"> <a href="https://x.com/intent/post?text=Dane%20cudzoziemców%20w%20agencjach%20pracy.%20Czy%20beztroskie%20kopiowanie%20dokumentów%20tożsamości%20się%20karą%20UODO%3F&;url=https%3A%2F%2Fgazetaplus.pl%2Fdane-cudzoziemcow-w-agencjach-pracy-czy-beztroskie-kopiowanie-dokumentow-tozsamosci-sie-kara-uodo%2F" title="Share on Twitter" onclick="essb.window(&#39;https://x.com/intent/post?text=Dane%20cudzoziemców%20w%20agencjach%20pracy.%20Czy%20beztroskie%20kopiowanie%20dokumentów%20tożsamości%20się%20karą%20UODO%3F&;url=https%3A%2F%2Fgazetaplus.pl%2Fdane-cudzoziemcow-w-agencjach-pracy-czy-beztroskie-kopiowanie-dokumentow-tozsamosci-sie-kara-uodo%2F&#39;,&#39;twitter_amp&#39;,&#39;449605875&#39;); return false;" target="_blank" rel="nofollow" class="nolightbox essb-s-bg-twitter essb-s-c-light essb-s-ch-light essb-s-bgh-dark essb-s-bg-network" ><span class="essb_icon essb_icon_twitter_x"><svg class="essb-svg-icon essb-svg-icon-twitter_x" aria-hidden="true" role="img" focusable="false" viewbox="0 0 24 24"><path d="M18.244 2.25h3.308l-7.227 8.26 8.502 11.24H16.17l-5.214-6.817L4.99 21.75H1.68l7.73-8.835L1.254 2.25H8.08l4.713 6.231zm-1.161 17.52h1.833L7.084 4.126H5.117z"></path></svg></span><span class="essb_network_name">Twitter</span></a></li></ul></div>
<!-- WP QUADS Content Ad Plugin v. 3.0.5 -->
<div class="quads-location quads-ad14280 " id="quads-ad14280" style="float:none;margin:0px 3px 3px 3px;padding:0px 0px 0px 0px;" data-lazydelay="0">

</div>

<p class="has-medium-font-size wp-block-paragraph"><strong>W 2025 roku do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych zgłoszono 22 435 naruszeń ochrony danych. To o 51% więcej niż rok wcześniej. Do UODO wpłynęło także 12 827 skarg, a łączna wartość nałożonych kar przekroczyła 64,4 mln zł.</strong></p>



<p class="wp-block-paragraph">Dane te powinny zainteresować zwłaszcza agencje pracy zatrudniające cudzoziemców. W ich systemach, skrzynkach e-mail i dokumentacji kadrowej znajdują się często kopie paszportów, wiz, kart pobytu, zezwoleń na pracę, umów, adresów, numerów PESEL i rachunków bankowych. Każdy niekontrolowany dostęp, błędnie wysłana wiadomość lub skan pozostawiony na współdzielonym dysku może doprowadzić do naruszenia RODO.</p>



<h2 class="wp-block-heading">Dane cudzoziemców wymagają realnego nadzoru</h2>



<p class="wp-block-paragraph">Praca z dokumentami cudzoziemców nie może opierać się na zasadzie: „wszyscy pracownicy mają dostęp, bo czasem może się przydać”. Agencja pracy powinna wiedzieć, ;<strong>kto może otworzyć teczkę lub plik cudzoziemca, w jakim celu, przez jaki czas i komu wolno przekazać określone dane</strong>.</p>



<p class="wp-block-paragraph">Jeżeli w agencji pracy nie ma ustalonych zasad, kontroli uprawnień i odpowiedzialności za dokumentację, pojawia się ryzyko, że skany będą:</p>



<ul class="wp-block-list">
<li>zapisywane na prywatnych komputerach i telefonach,</li>



<li>przesyłane przez prywatne skrzynki e-mail lub komunikatory,</li>



<li>dostępne dla wszystkich rekruterów i koordynatorów,</li>



<li>przekazywane pracodawcy użytkownikowi w zbyt szerokim zakresie,</li>



<li>przechowywane mimo ustania celu albo upływu właściwego terminu,</li>



<li>pozostawiane w systemach po odejściu pracownika agencji,</li>



<li>wykorzystywane w nowym celu bez podstawy prawnej i bez informacji dla cudzoziemca.</li>
</ul>



<p class="wp-block-paragraph"><strong>Samo zatrudnienie cudzoziemca nie zwalnia agencji pracy z RODO. Przeciwnie – ustawowy obowiązek pozyskania części dokumentów powoduje, że agencja musi jeszcze dokładniej kontrolować ich obieg i zabezpieczenie.</strong></p>



<h2 class="wp-block-heading">Karta pobytu i paszport – co musi zrobić pracodawca?</h2>



<p class="wp-block-paragraph">Podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi ma obowiązek zażądać przed rozpoczęciem pracy ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu w Polsce. Powinien też sprawdzić, czy tytuł pobytowy pozwala cudzoziemcowi wykonywać pracę, oraz sporządzić i przechowywać kopię odpowiedniego dokumentu.</p>



<p class="wp-block-paragraph">Zgodnie z regulacjami obowiązującymi od 1 czerwca 2025 roku kopie dokumentów pobytowych należy przechowywać przez cały okres wykonywania pracy, a następnie co do zasady przez dwa lata, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zatrudnienie wygasło lub zostało rozwiązane. Odrębne przepisy mogą przewidywać dłuższy okres dla dokumentacji pracowniczej.</p>



<p class="wp-block-paragraph">Dokumentem potwierdzającym legalny pobyt może być między innymi ;<strong>wiza albo karta pobytu</strong>, ale nie każdy legalny tytuł pobytowy pozwala na pracę. Legalizacja pracy wymaga zatem zbadania łącznie podstawy pobytu oraz podstawy wykonywania pracy, na przykład zezwolenia na pracę, oświadczenia albo ustawowego zwolnienia z obowiązku posiadania zezwolenia.</p>



<p class="wp-block-paragraph">Pracodawca lub agencja pracy odpowiada za weryfikację dokumentów związanych z zatrudnieniem. Sam cudzoziemiec powinien jednak zachować kontrolę nad swoją sprawą pobytową i wiedzieć, jakie dokumenty są składane w jego imieniu. Osoby, które potrzebują niezależnego wsparcia, mogą skorzystać z ;<strong><a href="https://cosc.org.pl/">pomocy w legalizacji pobytu i uzyskaniu karty pobytu</a></strong>. Centrum Obsługi Spraw Cudzoziemców pomaga w przygotowaniu wniosku, skompletowaniu dokumentów oraz prowadzeniu sprawy przed urzędem.</p>



<h2 class="wp-block-heading">Obowiązek kopiowania nie oznacza pełnej dowolności</h2>



<p class="wp-block-paragraph">Przepis nakazujący przechowywanie kopii dokumentu pobytowego stanowi podstawę do przetwarzania danych w wymaganym zakresie. Nie jest jednak ogólnym zezwoleniem na kopiowanie wszystkich dokumentów cudzoziemca „na zapas” ani na udostępnianie pełnych skanów każdemu kontrahentowi.</p>



<p class="wp-block-paragraph">Każda operacja powinna odpowiadać zasadom legalności, ograniczenia celu, minimalizacji danych, ograniczenia przechowywania, integralności, poufności i rozliczalności. Agencja musi więc potrafić wykazać nie tylko, ;<strong>dlaczego pozyskała dokument</strong>, lecz także dlaczego określona osoba miała do niego dostęp i dlaczego kopia nadal znajduje się w systemie.</p>



<p class="wp-block-paragraph">UODO ukarał spółkę prowadzącą platformę Glovo kwotą ;<strong>5 898 064 zł</strong> ;za pozyskiwanie bez odpowiedniej podstawy prawnej skanów i zdjęć dowodów osobistych lub paszportów użytkowników aplikacji. Organ nakazał zaprzestanie przetwarzania i usunięcie zebranych w ten sposób dokumentów.</p>



<p class="wp-block-paragraph">Decyzja nie dotyczyła agencji zatrudnienia ani dokumentów pobytowych pracowników. Pokazuje jednak ogólną zasadę, którą powinien uwzględnić każdy podmiot pracujący ze skanami paszportów i kart pobytu: ;<strong>pełna kopia dokumentu musi mieć konkretną podstawę prawną i być rzeczywiście niezbędna do określonego celu</strong>.</p>



<h2 class="wp-block-heading">Prawdziwy wyciek kart pobytu i paszportów</h2>



<p class="wp-block-paragraph">Ryzyko ujawnienia danych cudzoziemców nie jest hipotetyczne. Po cyberataku na Powiatowy Urząd Pracy w Policach w sieci TOR opublikowano dane pochodzące z wewnętrznej sieci urzędu. Zakres ujawnionych informacji obejmował między innymi numery PESEL, adresy, rachunki bankowe oraz dane z dokumentów pobytowych cudzoziemców: ;<strong>serie i numery paszportów, wiz i kart pobytu, daty ich ważności oraz informacje o okresach zatrudnienia na podstawie oświadczeń i zezwoleń na pracę sezonową</strong>.</p>



<p class="wp-block-paragraph">Ten przypadek dotyczył urzędu pracy, a nie agencji zatrudnienia. Jest jednak dobrym przykładem skutków, jakie może wywołać przejęcie folderów lub komputerów zawierających dokumentację cudzoziemców. Podobny zbiór danych znajduje się w wielu agencjach pracy, biurach księgowych i działach kadrowych.</p>



<p class="wp-block-paragraph">Połączenie numeru dokumentu, daty urodzenia, adresu, danych kontaktowych i informacji o zatrudnieniu może zwiększać ryzyko kradzieży tożsamości, podszywania się pod cudzoziemca, phishingu, prób przejęcia kont i innych nadużyć. Zabezpieczenie jedynie głównego programu kadrowego nie wystarczy, jeżeli kopie tych samych dokumentów pozostają w skrzynkach pracowników, folderach „Pobrane” albo nieszyfrowanych katalogach sieciowych.</p>



<h2 class="wp-block-heading">Pracownik agencji też może ponieść konsekwencje</h2>



<p class="wp-block-paragraph">Pracownik agencji, który beztrosko przekazuje skany kart pobytu lub paszportów osobom nieuprawnionym, może naruszać obowiązki pracownicze, zasady poufności i wewnętrzne procedury. Zależnie od okoliczności możliwe są konsekwencje porządkowe, dyscyplinarne lub materialne.</p>



<p class="wp-block-paragraph">Trzeba jednak precyzyjnie rozdzielić odpowiedzialność pracownika od odpowiedzialności organizacji. ;<strong>Administracyjna kara pieniężna UODO jest zasadniczo nakładana na administratora lub podmiot przetwarzający</strong>, czyli najczęściej agencję pracy, pracodawcę albo usługodawcę. Firma nie może zwolnić się z odpowiedzialności samym stwierdzeniem, że „błąd popełnił pracownik”, jeżeli nie wdrożyła właściwych zasad, szkoleń, upoważnień i zabezpieczeń.</p>



<p class="wp-block-paragraph">W określonych sytuacjach możliwa jest również odpowiedzialność karna osoby, która przetwarza dane, chociaż jest to niedopuszczalne albo nie jest do tego uprawniona. Art. 107 ustawy o ochronie danych osobowych przewiduje za taki czyn grzywnę, ograniczenie wolności albo pozbawienie wolności do dwóch lat, a w przypadku wskazanych szczególnych kategorii danych – do trzech lat.</p>



<p class="wp-block-paragraph">Nie można jednak automatycznie twierdzić, że każdy błąd rekrutera jest przestępstwem. Odpowiedzialność zależy od konkretnych okoliczności, zakresu upoważnienia, rodzaju działania, winy, skutków oraz właściwych przepisów.</p>



<h2 class="wp-block-heading">Brak odebrania dostępu może kosztować ponad pół miliona</h2>



<p class="wp-block-paragraph">Szczególnie ważny dla agencji pracy jest przykład Santander Bank Polska. Po odejściu pracownika nie odebrano mu dostępu do profilu płatnika w PUE ZUS, przez co nadal mógł uzyskać dostęp do danych innych pracowników, w tym numerów PESEL, adresów i informacji o zwolnieniach lekarskich.</p>



<p class="wp-block-paragraph">Za brak właściwego zawiadomienia osób Prezes UODO nałożył karę ;<strong>545 748 zł</strong> ;i nakazał poinformowanie pracowników o potencjalnych skutkach incydentu. W marcu 2026 roku Naczelny Sąd Administracyjny podtrzymał stanowisko organu.</p>



<p class="wp-block-paragraph">Dla agencji pracy wniosek jest prosty: odejście rekrutera, koordynatora, pracownika kadr lub zewnętrznego współpracownika powinno powodować natychmiastowe odebranie dostępu do:</p>



<ul class="wp-block-list">
<li>systemu rekrutacyjnego i kadrowego,</li>



<li>folderów ze skanami paszportów i kart pobytu,</li>



<li>kont w portalach urzędowych,</li>



<li>firmowej skrzynki e-mail,</li>



<li>komunikatorów i chmury,</li>



<li>paneli klientów oraz pracodawców użytkowników,</li>



<li>kopii zapasowych dostępnych operacyjnie.</li>
</ul>



<h2 class="wp-block-heading">Nawet zagubienie jednego dokumentu może skończyć się karą</h2>



<p class="wp-block-paragraph">UODO nałożył karę 15 994 zł na przedsiębiorstwo, które utraciło świadectwo pracy jednego pracownika i nie zgłosiło naruszenia organowi nadzorczemu. Sprawa pokazuje, że odpowiedzialność nie dotyczy wyłącznie masowych baz danych i ataków ransomware.</p>



<p class="wp-block-paragraph">W agencji zatrudnienia podobnym zdarzeniem może być zagubienie teczki cudzoziemca, wysłanie paszportu niewłaściwemu pracodawcy użytkownikowi, dołączenie dokumentów innej osoby do wiadomości e-mail albo pozostawienie papierowej kopii karty pobytu w miejscu dostępnym dla osób postronnych.</p>



<p class="wp-block-paragraph">Każde takie zdarzenie wymaga zbadania. Administrator powinien ustalić zakres danych, liczbę osób, możliwe skutki, odbiorców oraz prawdopodobieństwo wykorzystania informacji. Jeżeli ryzyko dla praw lub wolności nie jest mało prawdopodobne, naruszenie należy zgłosić Prezesowi UODO bez zbędnej zwłoki – w miarę możliwości w ciągu 72 godzin.</p>



<h2 class="wp-block-heading">Agencja pracy i pracodawca użytkownik – kto odpowiada?</h2>



<p class="wp-block-paragraph">UODO w poradniku dotyczącym ochrony danych w miejscu pracy wskazuje, że administratorem danych pracownika tymczasowego jest zasadniczo agencja pracy tymczasowej. Poradnik przedstawia pracodawcę użytkownika jako podmiot przetwarzający dane w zakresie uregulowanym umową powierzenia.</p>



<p class="wp-block-paragraph">W praktyce kwalifikacja ról wymaga jednak analizy konkretnych czynności. Jeżeli pracodawca użytkownik samodzielnie określa własne cele i sposoby przetwarzania określonych danych, może działać jako odrębny administrator w tym zakresie. Samo wpisanie w umowie określenia „procesor” nie rozstrzyga jeszcze rzeczywistej roli wynikającej z RODO.</p>



<p class="wp-block-paragraph">Agencja powinna przed przekazaniem danych odpowiedzieć na kilka pytań:</p>



<ul class="wp-block-list">
<li>Jakie dane pracodawca użytkownik rzeczywiście musi otrzymać?</li>



<li>Z jakiego przepisu, umowy lub celu wynika przekazanie?</li>



<li>Czy wystarczy potwierdzenie legalności pracy zamiast pełnego skanu paszportu?</li>



<li>Czy odbiorca potrzebuje wszystkich stron dokumentu?</li>



<li>Jak długo będzie przechowywał dane?</li>



<li>Kto po jego stronie uzyska dostęp?</li>



<li>Jak strony poinformują się o naruszeniu?</li>



<li>Kto realizuje prawa cudzoziemca i odpowiada na jego żądania?</li>
</ul>



<h2 class="wp-block-heading">Czy w agencji musi być inspektor ochrony danych?</h2>



<p class="wp-block-paragraph">Nie każda agencja pracy ma automatyczny obowiązek wyznaczenia inspektora ochrony danych. Obowiązek zależy między innymi od charakteru głównej działalności, skali regularnego i systematycznego monitorowania osób oraz skali przetwarzania szczególnych kategorii danych.</p>



<p class="wp-block-paragraph"><strong>Brak obowiązku wyznaczenia IOD nie oznacza jednak braku obowiązku nadzoru nad danymi.</strong> ;Agencja zawsze powinna jasno wskazać osobę lub zespół odpowiedzialny za procedury, ewidencję upoważnień, ocenę naruszeń, retencję dokumentów, obsługę żądań cudzoziemców i współpracę z UODO.</p>



<p class="wp-block-paragraph">Nie ma podstaw do twierdzenia, że w większości agencji nie funkcjonuje żaden nadzór. Można natomiast stanowczo stwierdzić, że ;<strong>agencja, w której nie ma przypisanej odpowiedzialności, zasad dostępu i kontroli obiegu dokumentów cudzoziemców, naraża się na skargi, nakazy naprawcze, odpowiedzialność odszkodowawczą i administracyjne kary pieniężne</strong>.</p>



<h2 class="wp-block-heading">Jak wysokie mogą być kary za naruszenie RODO?</h2>



<p class="wp-block-paragraph">W zależności od naruszonych przepisów RODO przewiduje dwa główne poziomy maksymalnych administracyjnych kar pieniężnych. Najpoważniejsze naruszenia, dotyczące między innymi podstawowych zasad przetwarzania, podstaw prawnych oraz praw osób, mogą skutkować karą do 20 mln euro, a w przypadku przedsiębiorstwa – do 4% całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku, przy zastosowaniu kwoty wyższej.</p>



<p class="wp-block-paragraph">Nie oznacza to, że każda pomyłka prowadzi do maksymalnej kary. Prezes UODO uwzględnia między innymi charakter, wagę i czas trwania naruszenia, liczbę poszkodowanych, rodzaj danych, stopień odpowiedzialności, wcześniejsze naruszenia, współpracę z organem oraz działania podjęte w celu ograniczenia szkody.</p>



<p class="wp-block-paragraph">Oprócz kary finansowej organ może nakazać usunięcie danych, ograniczenie przetwarzania, zmianę procedur, zawiadomienie osób albo zaprzestanie określonej operacji. Cudzoziemiec, który poniósł szkodę majątkową lub niemajątkową wskutek naruszenia RODO, może również dochodzić od administratora lub podmiotu przetwarzającego odszkodowania.</p>



<h2 class="wp-block-heading">Co powinna wdrożyć agencja zatrudniająca cudzoziemców?</h2>



<p class="wp-block-paragraph">Samo podpisanie klauzuli poufności z pracownikiem nie wystarczy. Skuteczny system ochrony danych powinien działać w codziennej pracy rekruterów, koordynatorów, kadr i księgowości.</p>



<ol class="wp-block-list">
<li><strong>Mapa obiegu dokumentów cudzoziemca</strong> – od pozyskania CV i paszportu, przez zezwolenie na pracę i kartę pobytu, aż do usunięcia albo archiwizacji.</li>



<li><strong>Role i poziomy dostępu</strong> – rekruter nie powinien automatycznie widzieć wszystkich dokumentów po zatrudnieniu kandydata.</li>



<li><strong>Imienne upoważnienia</strong> – dostęp do danych powinien odpowiadać rzeczywistym obowiązkom.</li>



<li><strong>Zakaz używania prywatnych kanałów</strong> – skany nie powinny trafiać do prywatnych skrzynek, telefonów ani niezatwierdzonych komunikatorów.</li>



<li><strong>Bezpieczne przesyłanie dokumentów</strong> – z zastosowaniem szyfrowania, ograniczenia dostępu i odrębnego przekazywania hasła, jeżeli jest używane.</li>



<li><strong>Procedura nadawania i odbierania uprawnień</strong> – w tym natychmiastowe blokowanie kont po zakończeniu współpracy.</li>



<li><strong>Terminy retencji</strong> – osobno dla kandydatów, pracowników, osób kierowanych do pracy i dokumentów legalizacyjnych.</li>



<li><strong>Procedura naruszeń</strong> – z jednym kanałem zgłoszeń i możliwością oceny zdarzenia przed upływem 72 godzin.</li>



<li><strong>Umowy i podział odpowiedzialności</strong> – z pracodawcami użytkownikami, dostawcami systemów, biurem księgowym i pełnomocnikami.</li>



<li><strong>Regularne kontrole</strong> – obejmujące skrzynki, foldery współdzielone, eksporty z systemu, konta byłych pracowników i papierowe teczki.</li>



<li><strong>Szkolenia praktyczne</strong> – oparte na realnych sytuacjach, takich jak błędny adresat, zgubiony dokument, phishing, skan przesłany w komunikatorze i żądanie danych przez klienta.</li>



<li><strong>Zasady korzystania z AI</strong> – zakaz wprowadzania paszportów, kart pobytu, CV i danych klientów do niezatwierdzonych narzędzi sztucznej inteligencji.</li>
</ol>



<h2 class="wp-block-heading">Co może zrobić cudzoziemiec po naruszeniu danych?</h2>



<p class="wp-block-paragraph">Cudzoziemiec może zwrócić się do agencji pracy lub pracodawcy z pytaniem, jakie dane są przetwarzane, w jakim celu, na jakiej podstawie, przez jaki czas i komu zostały ujawnione. Może także żądać dostępu do danych, ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania albo usunięcia, jeżeli zachodzą przesłanki określone w RODO.</p>



<p class="wp-block-paragraph">Jeżeli agencja nie odpowiada albo odpowiedź wskazuje na nieprawidłowości, cudzoziemiec może złożyć skargę do Prezesa UODO. W pierwszej kolejności warto zwrócić się do administratora o wyjaśnienie sytuacji i usunięcie uchybień.</p>



<p class="wp-block-paragraph">Po ujawnieniu numeru PESEL warto również rozważyć jego zastrzeżenie w aplikacji lub serwisie mObywatel albo w urzędzie gminy.</p>



<h2 class="wp-block-heading">Rekordowy rok UODO to ostrzeżenie dla agencji pracy</h2>



<p class="wp-block-paragraph">W 2025 roku liczba kontroli UODO wzrosła do 76, a liczba skarg obywateli o 61%. Organ nałożył 32 kary o łącznej wartości ponad 64,4 mln zł. Statystyki nie dowodzą, że agencje pracy są głównym źródłem naruszeń, ale pokazują coraz bardziej aktywne egzekwowanie zasad ochrony danych.</p>



<p class="wp-block-paragraph">Agencje zatrudniające cudzoziemców przetwarzają dokumenty, które pozwalają dokładnie zidentyfikować człowieka i ocenić jego sytuację pobytową oraz zawodową. ;<strong>Karta pobytu, paszport i zezwolenie na pracę nie mogą krążyć między pracownikami bez kontroli tylko dlatego, że tak jest szybciej.</strong></p>



<p class="wp-block-paragraph">Beztroska konkretnego pracownika może uruchomić incydent, ale brak procedur i nadzoru jest przede wszystkim problemem organizacji. To agencja musi potrafić wykazać, że ograniczyła dostęp, przeszkoliła personel, zabezpieczyła systemy, ustaliła okresy przechowywania i przygotowała skuteczny sposób reagowania na naruszenia.</p>



<p class="wp-block-paragraph"><strong>Jeżeli agencja pracy nie kontroluje obiegu dokumentów cudzoziemców, ryzykuje nie tylko utratę zaufania pracowników i klientów. Może narazić się na postępowanie przed UODO, nakaz usunięcia danych, odpowiedzialność odszkodowawczą, a w najpoważniejszych przypadkach – bardzo wysoką karę finansową.</strong></p>



<h2 class="wp-block-heading">Najczęstsze pytania</h2>



<h3 class="wp-block-heading">Czy agencja pracy może zrobić kopię karty pobytu cudzoziemca?</h3>



<p class="wp-block-paragraph">Tak, jeżeli działa jako podmiot powierzający pracę i kopia dokumentu jest wymagana przez przepisy w celu potwierdzenia legalnego pobytu oraz zatrudnienia. Nie daje to jednak prawa do wykorzystywania dokumentu w dowolnym celu ani do udostępniania go nieograniczonemu kręgowi osób.</p>



<h3 class="wp-block-heading">Jak długo pracodawca przechowuje kopię dokumentu pobytowego?</h3>



<p class="wp-block-paragraph">Co do zasady przez cały okres wykonywania pracy przez cudzoziemca oraz przez dwa lata od końca roku kalendarzowego, w którym zatrudnienie ustało. Dla dokumentacji pracowniczej odrębne przepisy mogą wymagać dłuższego przechowywania.</p>



<h3 class="wp-block-heading">Czy każdy pracownik agencji może mieć dostęp do paszportu cudzoziemca?</h3>



<p class="wp-block-paragraph">Nie. Dostęp powinny mieć wyłącznie osoby, którym jest on niezbędny do wykonywania konkretnych obowiązków i które zostały odpowiednio upoważnione. Zakres uprawnień powinien być regularnie kontrolowany.</p>



<h3 class="wp-block-heading">Czy można przesłać skan karty pobytu przez WhatsApp?</h3>



<p class="wp-block-paragraph">Samo użycie określonego komunikatora nie przesądza automatycznie o naruszeniu, ale agencja musi ocenić bezpieczeństwo, cel, odbiorcę, zakres danych, miejsce przechowywania i możliwość dalszego kopiowania. Prywatne konta oraz niezatwierdzone kanały komunikacji tworzą szczególnie wysokie ryzyko utraty kontroli nad dokumentem.</p>



<h3 class="wp-block-heading">Czy pracownik zapłaci karę UODO za wysłanie dokumentu niewłaściwej osobie?</h3>



<p class="wp-block-paragraph">Kara administracyjna UODO jest zwykle nakładana na administratora lub procesora, a nie automatycznie na pracownika. Pracownik może jednak ponosić konsekwencje pracownicze, materialne, a w określonych okolicznościach również karne.</p>



<h3 class="wp-block-heading">Czy każde ujawnienie danych trzeba zgłosić do UODO?</h3>



<p class="wp-block-paragraph">Nie. Administrator musi najpierw ocenić ryzyko dla praw i wolności osoby. Jeżeli ryzyko nie jest mało prawdopodobne, zgłoszenia należy dokonać bez zbędnej zwłoki, w miarę możliwości w ciągu 72 godzin. Analizę i decyzję trzeba udokumentować.</p>



<hr class="wp-block-separator has-alpha-channel-opacity"/>



<p class="wp-block-paragraph"><strong>Prowadzisz agencję pracy lub zatrudniasz cudzoziemców?</strong> ;Sprawdź, czy sposób przechowywania paszportów, kart pobytu i zezwoleń na pracę odpowiada wymaganiom RODO. Audyt obiegu dokumentów pozwala wykryć niepotrzebne kopie, nadmierne uprawnienia i ryzykowne kanały komunikacji, zanim dojdzie do skargi albo wycieku.</p>



<p class="wp-block-paragraph"><strong>Potrzebujesz pomocy w sprawie karty pobytu, zezwolenia na pracę lub ochrony danych cudzoziemca? Skontaktuj się z kancelarią.</strong></p>



<h2 class="wp-block-heading">Źródła</h2>



<ul class="wp-block-list">
<li><a href="https://uodo.gov.pl/pl/138/4555">Sprawozdanie z działalności Prezesa UODO w 2025 roku</a></li>



<li><a href="https://uodo.gov.pl/pl/138/4092">Nie można kopiować dokumentów bez podstawy prawnej – kara dla Glovo</a></li>



<li><a href="https://uodo.gov.pl/pl/138/4096">NSA podtrzymał decyzję UODO w sprawie naruszenia danych pracowników</a></li>



<li><a href="https://uodo.gov.pl/pl/138/2446">Utrata dokumentu z danymi osobowymi i niezgłoszenie naruszenia</a></li>



<li><a href="https://police.praca.gov.pl/rynek-pracy/aktualnosci/-/asset_publisher/8VCc6CLiHUaO/content/24953835-zawiadomienie-o-naruszeniu-ochrony-danych-osobowych">Zawiadomienie PUP w Policach o naruszeniu danych</a></li>



<li><a href="https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00214">Obowiązki pracodawcy zatrudniającego cudzoziemca</a></li>



<li><a href="https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=celex:32016R0679">Rozporządzenie RODO</a></li>
</ul>


<ul class="wp-block-latest-posts__list wp-block-latest-posts is-layout-flow wp-block-latest-posts-is-layout-flow"><li><a class="wp-block-latest-posts__post-title" href="https://gazetaplus.pl/dane-cudzoziemcow-w-agencjach-pracy-czy-beztroskie-kopiowanie-dokumentow-tozsamosci-sie-kara-uodo/">Dane cudzoziemców w agencjach pracy. Czy beztroskie kopiowanie dokumentów tożsamości się karą UODO?</a></li>
<li><a class="wp-block-latest-posts__post-title" href="https://gazetaplus.pl/wysoki-sadzie-moj-adwokat-to-sztuczna-inteligencja-amerykanie-testuja/">Wysoki Sądzie &#8222;mój adwokat to sztuczna inteligencja&#8221;. Amerykanie testują</a></li>
<li><a class="wp-block-latest-posts__post-title" href="https://gazetaplus.pl/mala-polska-w-indiach-unikatowy-cel-podrozy-dla-polakow-w-valivade/">Mała Polska w Indiach. Unikatowy cel podróży dla Polaków w Valivade</a></li>
<li><a class="wp-block-latest-posts__post-title" href="https://gazetaplus.pl/przemoc-domowa-jestes-ofiara-albo-swiadkiem-sprawdz-co-zrobic/">Przemoc domowa: jesteś ofiarą albo świadkiem? Sprawdź, co zrobić.</a></li>
<li><a class="wp-block-latest-posts__post-title" href="https://gazetaplus.pl/potrojne-zwyciestwo-volvo-w-tegorocznym-the-best-of-moto/">Potrójne zwycięstwo Volvo w tegorocznym The Best of Moto</a></li>
</ul>
<div class="essb_links essb_counter_modern_right essb_displayed_amp essb_share essb_template_default4-retina essb_846692513 print-no" id="essb_displayed_amp_846692513" data-essb-postid="56905" data-essb-position="amp" data-essb-button-style="button" data-essb-template="default4-retina" data-essb-counter-pos="right" data-essb-url="https://gazetaplus.pl/dane-cudzoziemcow-w-agencjach-pracy-czy-beztroskie-kopiowanie-dokumentow-tozsamosci-sie-kara-uodo/" data-essb-fullurl="https://gazetaplus.pl/dane-cudzoziemcow-w-agencjach-pracy-czy-beztroskie-kopiowanie-dokumentow-tozsamosci-sie-kara-uodo/" data-essb-instance="846692513"><ul class="essb_links_list"><li class="essb_item essb_link_facebook nolightbox essb_link_svg_icon"> <a href="https://www.facebook.com/sharer/sharer.php?u=https%3A%2F%2Fgazetaplus.pl%2Fdane-cudzoziemcow-w-agencjach-pracy-czy-beztroskie-kopiowanie-dokumentow-tozsamosci-sie-kara-uodo%2F&t=Dane+cudzoziemc%C3%B3w+w+agencjach+pracy.+Czy+beztroskie+kopiowanie+dokument%C3%B3w+to%C5%BCsamo%C5%9Bci+si%C4%99+kar%C4%85+UODO%3F" title="Share on Facebook" onclick="essb.window(&#39;https://www.facebook.com/sharer/sharer.php?u=https%3A%2F%2Fgazetaplus.pl%2Fdane-cudzoziemcow-w-agencjach-pracy-czy-beztroskie-kopiowanie-dokumentow-tozsamosci-sie-kara-uodo%2F&t=Dane+cudzoziemc%C3%B3w+w+agencjach+pracy.+Czy+beztroskie+kopiowanie+dokument%C3%B3w+to%C5%BCsamo%C5%9Bci+si%C4%99+kar%C4%85+UODO%3F&#39;,&#39;facebook&#39;,&#39;846692513&#39;); return false;" target="_blank" rel="nofollow" class="nolightbox essb-s-bg-facebook essb-s-c-light essb-s-ch-light essb-s-bgh-dark essb-s-bg-network" ><span class="essb_icon essb_icon_facebook"><svg class="essb-svg-icon essb-svg-icon-facebook" aria-hidden="true" role="img" focusable="false" xmlns="http://www.w3.org/2000/svg" width="16" height="16" viewbox="0 0 16 16"><path d="M16 8.049c0-4.446-3.582-8.05-8-8.05C3.58 0-.002 3.603-.002 8.05c0 4.017 2.926 7.347 6.75 7.951v-5.625h-2.03V8.05H6.75V6.275c0-2.017 1.195-3.131 3.022-3.131.876 0 1.791.157 1.791.157v1.98h-1.009c-.993 0-1.303.621-1.303 1.258v1.51h2.218l-.354 2.326H9.25V16c3.824-.604 6.75-3.934 6.75-7.951"></path></svg></span><span class="essb_network_name">Facebook</span></a></li><li class="essb_item essb_link_twitter nolightbox essb_link_twitter_x essb_link_svg_icon"> <a href="https://x.com/intent/post?text=Dane%20cudzoziemców%20w%20agencjach%20pracy.%20Czy%20beztroskie%20kopiowanie%20dokumentów%20tożsamości%20się%20karą%20UODO%3F&;url=https%3A%2F%2Fgazetaplus.pl%2Fdane-cudzoziemcow-w-agencjach-pracy-czy-beztroskie-kopiowanie-dokumentow-tozsamosci-sie-kara-uodo%2F" title="Share on Twitter" onclick="essb.window(&#39;https://x.com/intent/post?text=Dane%20cudzoziemców%20w%20agencjach%20pracy.%20Czy%20beztroskie%20kopiowanie%20dokumentów%20tożsamości%20się%20karą%20UODO%3F&;url=https%3A%2F%2Fgazetaplus.pl%2Fdane-cudzoziemcow-w-agencjach-pracy-czy-beztroskie-kopiowanie-dokumentow-tozsamosci-sie-kara-uodo%2F&#39;,&#39;twitter_amp&#39;,&#39;846692513&#39;); return false;" target="_blank" rel="nofollow" class="nolightbox essb-s-bg-twitter essb-s-c-light essb-s-ch-light essb-s-bgh-dark essb-s-bg-network" ><span class="essb_icon essb_icon_twitter_x"><svg class="essb-svg-icon essb-svg-icon-twitter_x" aria-hidden="true" role="img" focusable="false" viewbox="0 0 24 24"><path d="M18.244 2.25h3.308l-7.227 8.26 8.502 11.24H16.17l-5.214-6.817L4.99 21.75H1.68l7.73-8.835L1.254 2.25H8.08l4.713 6.231zm-1.161 17.52h1.833L7.084 4.126H5.117z"></path></svg></span><span class="essb_network_name">Twitter</span></a></li></ul></div>
Dane cudzoziemców w agencjach pracy. Czy beztroskie kopiowanie dokumentów tożsamości się karą UODO?
